Motor vehicle deduction for partnerships and sole traders

Partnerships, sole traders và shareholders trong close company có thể sử dụng quy tắc này để được khấu trừ thuế thu nhập cho chi phí phương tiện đi lại nếu phương tiện này được sử dụng để tăng thu nhập kinh doanh.

Nếu phương tiện không được sử dụng riêng cho kinh doanh, thì bạn không thể claim được 100% chi phí phương tiện đi lại. Ví dụ, việc đi và về nhà không được tính là chi phí liên quan tới kinh doanh. Trong những trường hợp này, bạn nên tính riêng phần sử dụng cho kinh doanh để sau đó tính phần khấu trừ mà bạn có thể claim được.

Bạn có thể tính phần chi phí liên quan tới kinh doanh khi sử dụng phương tiện đó bằng cách theo dõi chi phí thực tế hoặc sử dụng một cuốn sổ nhật ký.

Chi phí thực tế

Bạn có thể yêu cầu khấu trừ dựa trên chi phí thực tế của bạn, bao gồm chi phí khấu hao của phương tiện khi nó được sử dụng cho mục đích kinh doanh. Nếu bạn dùng cách này, bạn phải ghi chép chính xác, bao gồm chi tiết các chi phí liên quan tới mục đích kinh doanh và mục đích cá nhân. Những chi phí này có thể bao gồm tiền mua xăng dầu, mua Warrant of Fitness, phí bảo dưỡng, bảo hiểm, phí đỗ xe. Ghi chép của bạn nên gồm cả lý do và khoàng cách đã đi trong tất cả các chuyến đi công tác.

Nhật ký phương tiện

Bạn có thể sử dụng một cuốn nhật ký để ghi chép tất cả các chuyến đi công tác và sau đó tính ra tỷ lệ phần trăm thực tế sử dụng cho mục đích kinh doanh trong một khoảng thời gian.

Ngoài ra, bạn cần ghi chép nhật ký trong vòng ít nhất 90 ngày liên tục để ước tính việc sử dụng phương tiện cho mục đích kinh doanh. Bạn có thể sử dụng ước tính này cho một khoảng thời gian 3 năm nếu việc sử dụng phương tiện hoặc tính chất kinh doanh của bạn thay đổi ít hơn 20% trong vòng 3 năm đó.

Khi bạn đã tính được tỷ lệ phần trăm sử dụng cho mục đích kinh doanh, bạn có thể sử dụng nó để tính phần khấu trừ được nhận cho chi phí khấu hao, chi phí liên quan tới phương tiện khi tính GST và thuế thu nhập.

Cần phải ghi chép những gì?

Sổ nhật ký cần phải ghi lại những thông tin sau:

– Ngày bắt đầu và kết thúc của quãng thời gian khảo sát 90 ngày

– Chỉ số đo lường của xe khi bắt đầu và kết thúc thời gian khảo sát

– Quãng đường đã đi trong mỗi chuyến đi công tác

– Ngày của mỗi chuyến công tác

– Lý do của mỗi chuyến công tác, và

– Bất kỳ chi tiết nào khác mà Inland Revenue có thể yêu cầu

Như vậy, bạn có thể tính được tỷ lệ phần trăm của các chi phí có liên quan tới mục đích kinh doanh.

Cuối mỗi chu kỳ 3 năm, bạn cần phải bắt đầu ghi chép trong một cuốn sổ mới. Inland Revenue cũng đã cung cấp mẫu cho sổ nhật ký này.

Ví dụ về sổ nhật ký phương tiện

Vehicle logbook
Vehicle Description: Ford Fairmont
Vehicle Registration Number: EER 6952
Date Time Starting kms Ending kms Difference kms Origin/Destinations Reason
1 Apr 21   65,423        
10 Apr 21 9.08 am 65,423 65,555 132 Office/Mr Hammer/Office Quote
5 May 21 4.30 pm 67,345 67,349 4 Office/Bank/Office Banking
25 May 21 4.30 pm 68,216 68,220 4 Office/Bank/Office Banking
5 Jun 21 8.30 am 68,250 68,271 21 Office/Mrs Marsh/Office Delivery
14 Jun 21 6.00 am 68,554 68,963 409 Office/Rotorua Industry conference
17 Jun 21 5.00 pm 68,972 69,382 410 Rotorua/Office Industry conference
30 Jun 21     70,125      
             
Total distance travelled   980    

Để tính tỷ lệ phần trăm sử dụng cho mục đích kinh doanh:

Business use Percentage = Tổng quãng đường đi liên quan tới mục đích kinh doanh = 980 = 20.84%
Tổng quãng đường đã di chuyển (70,125 – 65,423)

Bạn cần để ý rằng việc di chuyển thường xuyên giữa nhà và nơi làm việc không được chấp nhận khi khấu trừ thuế và không được tính trong phần trợ cấp tiền mặt không tính thuế bồi hoàn cho nhân viên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhà bạn được tính như nơi làm việc, và điều này có ảnh hưởng nhất định tới việc ghi nhật ký. Tốt nhất là bạn nên ghi rõ ràng trong nhật ký về các chuyến đi phục vụ cho mục đích kinh doanh.

Nếu bạn không ghi chép nhật ký

Nếu bạn không ghi nhật ký, và phương tiện được sử dụng một phần cho mục đích cá nhân (có thể là để đi từ nhà tới nơi làm việc), thì khoản tối đa mà bạn có thể claim được khi tính thuế thu nhập là 25%.

Luật GST không cho phép điều này. Nếu một chiếc ô tô được sử dụng một phần cho mục đích cá nhân nhưng không được ghi chép nhật ký, bạn sẽ không thể yêu cầu khấu trừ GST dựa trên các phi phí liên quan tới chiếc xe này.

Kilometre rates

Khi bạn tính được phần sử dụng cho mục đích cá nhân, bạn có thể sử dụng các kilometre rates của Inland Revenuew để tính phần thuế bạn có thể claim.

Kilometre rates áp dụng cho các phương tiện sử dụng xăng, dầu diesel, hybrid hoặc điện. Chúng được áp dụng mà không phân biệt kích thước động cơ và không áp dụng đối với xe máy.

Các rates được Inland Revenue chia ra thành 2 bậc:

– Bậc 1 được tính với cả chi phí cố định và chi phí vận hành của phương tiện. Nó được áp dụng cho phần sử dụng cho mục đích kinh doanh trong 14,000km đầu tiên mà phương tiện đó đi trong một năm. Rate bậc 1 của tất cả các loại xe là 83 cents/km.

– Bậc 2 chỉ tính với chi phí vận hành và áp dụng cho phần sử dụng cho mục đích kinh doanh đối với chuyến đi nào >14,000km. Rate bậc 2 là:

  • 31 cents/km đối với xe dùng xăng và dầu diesel
  • 18 cents/km đối với xe lai xăng điện
  • 10 cents/km đối với xe điện

Source: CCH & IRD