Motor vehicle business use and Fringe Benefit Tax (FBT)

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và cho nhân viên một chiếc xe để sử dụng riêng, bạn sẽ phải trả Thuế phụ bổng (FBT). Thuế này được áp dụng với xe cung cấp cho:

– Nhân viên (và người thân cận của họ)

– Shareholder-employees (vừa làm chủ vừa là nhân viên)

Thuế này sẽ được áp dụng, cho dù chiếc xe có thực sự được sử dụng cho mục đích cá nhân hay không.

Lựa chọn dành cho các close companies

Các close companies cung cấp xe cho shareholder-employees có thể lựa chọn quy tắc “Motor vehicle deduction” dành cho Sole Traders và các partners trong Partnerships để áp dụng, thay vì phải nộp thuế FBT.

Khi công ty có một chiếc xe mới, công ty phải quyết định sử dụng phương pháp nào: Motor vehicle deduction hay FBT, và sẽ áp dụng liên tục cho đến khi công ty ngừng sử dụng phương tiện đó cho mục đích kinh doanh hoặc cho đến khi công ty thanh lý phương tiện đó.

Quyền sở hữu phương tiện

Công ty phải cân nhắc viêc lợi và hại của việc xe được sở hữu bởi công ty thay vì của cá nhân cổ đông (shareholder-employees). Sở thuế khá nghiêm ngặt về thuế FBT. Vì vậy, nếu bạn không thiết lập đúng và hợp lý, khoảng FBT phải trả sẽ vô cùng lớn.

FBT không được áp dụng khi nào?

FBT không được áp dụng khi:

– Đối với các phương tiện được định nghĩa là “phương tiện liên quan tới công việc” (work-related vehicles) và không sử dụng cho mục đích cá nhân

– Đối với xe có tổng trọng lượng trên 3,500kg, có nghĩa bao gồm hầu hết các loại xe tải và xe buýt lớn hơn

– Đối với một số trường hợp khẩn cấp và một số chuyến đi xa

– Dành cho các chủ sở hữu đang làm việc trong các Look Through Companies (LTCs). Thay vào đó, những phúc lợi này được coi như phân chia lợi nhuận cho chủ sở hữu đang làm việc trong phạm vi sử dụng cho cá nhân.

Phương tiện liên quan tới công việc (Work-related vehicles)

Không phải tất cả các “business vehicles” đều là được xét là “work-related vehicles” trong tính thuế FBT. Để được coi là phương tiện liên quan tới công việc,  phương tiện đó phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Thiết kế chính của xe không được dùng để chở hành khách. Các phương tiện đủ điều kiện bao gồm utes, xe bán tải hạng nhẹ, các loại xe không có hàng ghế sau như xe tải thùng, xe chở ga, xe hatchback, xe bốn bánh; hoặc hàng ghế sau đã bị hàn xuống hoặc không thể sử dụng được vì bị chặn bởi đồ đạc như giá đỡ. Taxi và xe buýt nhỏ cũng được bao gồm trong trường hợp này.

– Tên hoặc logo của công ty phải được thể hiện rõ ràng và nổi bật bên ngoài xe. Biển báo từ tính hoặc có thể tháo rời không được chấp nhận.

– Công ty phải thông báo bằng văn bản cho nhân viên hoặc shareholder-employees bị ảnh hưởng rằng di chuyển giữa nhà và nơi làm việc là mục đích sử dụng cá nhân duy nhất được phép chấp nhận, hoặc thuận đường khi đi công việc (travel incidental to business travel). Chúng tôi khuyến nghị bạn thông báo điều này qua thư thay vì chỉ đề cập đến nó trong một thỏa thuận lao động.

– Công ty phải ghi lại các lần kiểm tra hàng quý trên mỗi chiếc xe, để đảm bảo việc hạn chế được tuân thủ. Ví dụ, công ty có thể kiểm tra nhật ký đi lại và lịch sử mua xăng dầu.

FBT và sử dụng cho mục đích cá nhân

Nếu một phương tiện liên quan tới công việc đáp ứng đủ các điều kiện trên nhưng có sẵn để sử dụng riêng vào những ngày nhất định, chẳng hạn như Thứ bảy và chủ nhật thì sẽ được miễn FBT một phần.

Nếu phương tiện được cất giữ tại nhà của một shareholder cũng là trụ sở của công ty, để đủ điều kiện được miễn trừ thì hoàn toàn không được sử dụng cho mục đích cá nhân.

Nếu nhà của shareholder là địa điểm kinh doanh thứ cấp, thì phải có sự hạn chế về sử dụng cho cá nhân để đủ điều kiện được miễn trừ. Công ty sẽ phải chứng minh rằng phương tiện đó không có sẵn để sử dụng cho mục đích cá nhân.

Cách chứng minh sự hạn chế sử dụng xe của công ty cho mục đích cá nhân đối với shareholder

Mọi người luôn nghi ngờ rằng Shareholder-employees sử dụng phương tiện của công ty cho mục đích cá nhân.

Để có thể cho rằng một shareholder-employee bị hạn chế sử dụng phương tiện cho mục đích riêng, theo Inland Revenue, công ty đó phải:

– Đưa ra những điều khoản chi tiết về sự hạn chế

– Đảm bảo rằng shareholder-employee đó biết về sự hạn chế đó

– Liên tục ghi lại quãng đường sử dụng hàng ngày cho cả kinh doanh và mục đích cá nhân trong một cuốn sổ nhật ký hoặc lựa chọn duy trì kiểm tra định kỳ 3 tháng để xác định việc sử dụng phương tiện của employee

– Xuất trình sổ nhật ký khi được yêu cầu để chứng minh việc hạn chế sử dụng luôn được tuân thủ

Khi nào phải trả FBT?

Thông thường, FBT sẽ phải nộp hàng quý tuy nhiên có thể khai tờ khai thuế hàng quý, hàng năm hoặc theo năm tài khoán tương ứng. Tần suất khai thuế phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn, phúc lợi bạn cung cấp và bạn phải trả bao nhiêu thuế.

FBT được tính như thế nào?

– FBT được tính dựa trên giá mua của phương tiện (bao gồm GST), hoặc dựa trên giá trị tính thuế của phương tiện đó. Lưu ý rằng khi tính FBT dựa trên giá mua, giá mua của phương tiện đó sẽ được tính là số tiền thanh toán trừ đi số tiền chiết khấu bạn nhận được theo chương trình “Clean vehicle discount scheme”.

– Giá trị tính thuế của phương tiện là giá trị được sử dụng cho mục đích khấu hao thuế ở đầu năm tính thuế hoặc năm phát sinh thu nhập

– Khi đã lựa chọn sử dụng giá mua hoặc giá trị tính thuế, bạn phải tiếp tục dùng cách tính đó cho tới khi bạn bán phương tiện đó, hợp đồng cho thuê hết hạn hoặc đã qua một khoảng thời gian là 5 năm.

– Nếu bạn sử dụng cách tính dựa trên giá mua, FBT được tính ở mức 5% mỗi quý trên giá vốn đã bao gồm GST của phương tiện đó, nhân với 63.93% (sử dụng một tỷ số duy nhất)

– Nếu bạn sử dụng cách tính dựa trên giá trị tính thuế, FBT được tính ở mức 9% mỗi quý trên giá trị khấu hao đã bao gồm GST của phương tiện, nhân với 63.93% (sử dụng một tỷ số duy nhất)

– FBT phải trả được giảm dần theo số ngày mà phương tiện đó không được sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc được miễn trừ FBT.

– Có lựa chọn thứ 3 cho FBT, cho phương tiện phải trả là 49.25%. Nếu nhân viên đó có lương ít hơn $180,000, bạn nên chọn lựa chọn này. Điều này sẽ liên quan tới việc đối chiếu cuối mỗi năm tính thuế.

Hãy ghi nhớ

Cũng như hầu hết các vấn đề khác về thuế, lưu trữ hồ sơ cẩn thận là điều cần thiết để theo dõi các nghĩa vụ FBT của bạn và đảm bảo rằng bạn có tài liệu hỗ trợ để chứng minh cho quyền lợi của mình.