Chi phí văn phòng tại nhà
Thông thường, việc claim khấu trừ cho chi phí văn phòng tại nhà vốn chỉ áp dụng với các hộ kinh doanh cá thể (sole traders). Tuy nhiên hiện nay, sau các đợt lockdown và mọi người quan tâm hơn tới work-life balance, ngày càng nhiều doanh nghiệp cho nhân viên làm việc full-time hoặc part-time ở nhà. Điều này dẫn tới câu hỏi liệu các công ty này có được claim chi phí văn phòng tại nhà.
Đối với sole traders
Khi sole traders sử dụng một phần nhà của mình để hoạt động kinh doanh, họ có thể nhận được khấu trừ một phần cho các khoản chi liên quan tới việc sử dụng nhà cho mục đích kinh doanh. Các khoản chi bao gồm:
- Tiền sưởi
- Tiền điện chiếu sáng
- Rates
- Bảo hiểm
- Tiền lãi/ tiền thuê thế chấp
- Bảo hiểm nhà và nội thất
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng
- Chi phí thuê điện thoại
Phần chi phí được khấu trừ được xác định dựa trên diện tích sử dụng cho mục đích kinh doanh, thể hiện theo phần trăm tổng diện tích của ngôi nhà:
Diện tích sử dụng cho mục đích kinh doanh/ Tổng diện tích nhà
Bạn không nhất thiết phải dành một phòng cụ thể cho mục đích kinh doanh và bạn cũng không cần thiết phải thay đổi căn nhà của mình để phù hợp với công việc kinh doanh.
Tuy nhiên, trong trường hợp không dùng một phòng cụ thể để kinh doanh, có thể xác định phần trăm chi phí khấu trừ dựa trên thời gian sử dụng cho các hoạt động kinh doanh. Không gian sử dụng cho mục đích kinh doanh có thể là:
- Văn phòng hoặc khu vực văn phòng
- Phòng kho hoặc khu vực lưu trữ
- Workshop
- Garage hoặc một phần của garage để các phương tiện sử dụng cho kinh doanh
Square metre rate method
Thay vì tính xem bao nhiêu chi phí hộ gia đình của bạn có thể coi là chi phí kinh doanh, bạn có thể chọn sử dụng tỷ lệ mét vuông (Square metre rate method). Inland Revenue xem xét tỷ lệ này mỗi năm cho người nộp thuế để xác định số tiền có thể claim được cho các chi phí kinh doanh chung phát sinh từ sử dụng nhà để làm nơi kinh doanh. Phương pháp này gồm 2 bước:
- Đầu tiên, xác định diện tích nhà sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh. Sau đó nhân diện tích đó với rate mà Inland Revenue đưa ra, không bao gồm lãi lãi suất thế chấp, rates hoặc tiền thuê. Tỷ lệ cho năm thu nhập 2021–22 đã được set ở mức $47,85 mỗi mét vuông.
- Khoản khấu trừ thứ hai áp dụng cho thế chấp, rates hoặc tiền thuê nhà. Các chi phí này được tính theo tỷ lệ của phần mặt bằng có thể xác định được riêng biệt và được sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh.
Điều này có nghĩ là tổng số tiền được khấu trừ được tính theo công thức sau:
(Tổng chi phí mặt bằng x tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh) + (diện tích dùng cho kinh doanh tính theo mét vuông x square metre rate)
GST
Nếu bạn đăng ký GST, bạn có thể claim một phần của GST cho các chi phí văn phòng tại nhà khi bạn thanh toán chúng trong mỗi kỳ khai thuế GST hoặc vào cuối năm tính thuế của bạn. Khoản này không bao gồm lãi thế chấp và tiền thuê nhà vì không có thành phần GST trong các khoản này.
Khuyến nghị cho sole traders
Khá là khó để có thể phân chia rõ ràng phần sử dụng cho kinh doanh và sinh hoạt gia đình. Với mỗi khoản chi phí bạn được claim, bạn nên giữ lại invoice và các record khác. Hãy giữ bản cứng của tất cả các phần tính toán của bạn và đảm bảo những bản ghi chép này được giữ ở một nơi an toàn.
Đối với companies
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng nhà ở một shareholders để làm văn phòng, bạn sẽ không thể claim được khoản khấu trừ nào cho chi phí văn phòng trừ khi nó phát sinh chi phí thực tế. Nếu một shareholder hoặc director nào đó quản lý việc kinh doanh ở văn phòng tại nhà và trả hết tất cả các chi phí liên quan tới văn phòng này, Inland Revenue sẽ không coi là doanh nghiệp đó phát sinh chi phí. Doanh nghiệp đó sẽ không thể claim được khoản khấu trừ nào.
Doanh nghiệp đó chỉ có thể được khấu trừ khi:
- Có thể chứng minh được những chi phí văn phòng tại nhà mà doanh nghiệp muốn claim là phục vụ cho việc tạo ra lợi nhuận. Doanh nghiệp không thể claim phần sử dụng cá nhân.
- Doanh nghiệp phát sinh chi phí trong income year mà khoản khấu trừ được claim cho dù chi phí được trả trực tiếp cho nhà cung cấp hay trả thông qua chủ nhà.
Doanh nghiệp phải giữ lại những ghi chép liên quan, cùng với bất kỳ thỏa thuận nào cho phép công ty sử dụng ngôi nhà đó.
Nếu công ty bồi hoàn cho employee (hoặc shareholder-employee) cho việc sử dụng nhà của họ như văn phòng, phần bồi hoàn này (reimbursements) sẽ là thu nhập được miễn thuế đối với employee hoặc shareholder-employee đó.
Đối với LTCs, chủ của một look-through company (LTC) không thể được coi là một shareholder-employee, cho dù trong một số trường hợp nhất định, họ có thể được coi là một employee. Nếu LTCs đó trả một khoản bồi hoàn cho employee, người mà nhà của họ được sử dụng làm văn phòng, phần bồi hoàn đó sẽ được miễn thuế. Chủ của một LTC có quyền claim chi phí văn phòng tại nhà, miễn là họ có thể chứng minh có tồn tại mối quan hệ giữa chi phí đó với thu nhập mà họ nhận từ LTC.
Khuyến nghị cho companies
Đối với bất kỳ yêu cầu khấu trừ thuế hoặc miễn thuế cho các khoản bồi hoàn khi sử dụng văn phòng tại nhà cho mục đích kinh doanh, doanh nghiệp cần phải có những document hỗ trợ hợp lý.
Source: IRD
